Hinweisgeberschutzsystem – wie setze ich die Anforderungen um?

Schlagwörter: DSGVO | EU-Richtlinie | Gesetz | Tipps

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und EU-Whistleblowing-Richtlinie sind die Begriffe, nach denen in der Regel recherchiert wird, wenn es um die Auswahl und Implementierung eines Hinweisgeberschutzsystems geht. Dem Thema haben wir im Blog bereits eine kleine Reihe gewidmet und im Juni 23 auf die Umsetzung in deutsches Recht hingewiesen. In diesen Blog-Beiträgen findest Du ausführliche Erläuterungen zum Gesetz und den Hintergründen.

Zeit zu handeln

Seit dem 17. Dezember 2023 sind auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, ein Meldesystem nach HinSchG einzurichten. Wer nicht handelt oder Fehler in der Umsetzung begeht, riskiert hohe Bußgelder von bis zu 50.000 EUR. Diese Bußgeld-Androhung sollte aber nicht das ausschlaggebende Kriterium sein, sich mit der Einführung eines Hinweisgebersystems zu beschäftigen. Es gilt einfach, bestehendes Recht anzuwenden und unternehmensinterne Aufklärung von Verstößen gegen Unionsrecht zu ermöglichen.

Was ist denn nun ein Hinweisgeberschutzsystem?

Als Hinweisgeber(schutz)system bezeichnet man allgemein einen Meldekanal, der die vertrauliche Meldung potenzieller oder tatsächlicher Rechtsverstöße an eine geeignete Stelle ermöglicht. Dafür kommen sowohl interne als auch externe Personen bzw. Systeme in Betracht.
Die Unternehmensleitung wird über die durch das Hinweisgebersystem erhaltenen Informationen in die Lage versetzt, den genannten Sachverhalt aufzuklären, auf einen festgestellten Pflichtverstoß zu reagieren und das Risiko von Wiederholungen zu mindern. Ein Hinweisgebersystem trägt damit zur internen Qualitätssicherung bei. Nach außen hin werden Haftungsfälle und Reputationsschäden vermieden. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems kann auch präventiv wirken: Ein Pflichtverstoß wird unter Umständen gar nicht erst begangen aufgrund der Gefahr, dass er gemeldet wird – und Konsequenzen nach sich zieht (fällt unter die Kategorie: Die Hoffnung stirbt zuletzt).

Neben diesen internen Meldestellen gibt es auch die Meldestelle direkt beim Bundesamt für Justiz. Diese dient als alternative externe Meldestelle neben den unternehmensinternen Meldestellen. Unternehmen sollten folglich Anreize schaffen, dass sich Beschäftigte intern melden. So besteht zwar keine Pflicht zur Annahme von anonymen Meldungen, jedoch kann dies die Akzeptanz der internen Meldestelle erhöhen.

Im Dschungel der Hinweisgebersysteme

Telefonische Hotline, E-Mail-Postfach oder Vermittler/Ombudsmann: Diese Systeme haben allesamt den Nachteil, dass Anonymität und Vertraulichkeit nur schwer zu gewährleisten sind. Um die mögliche Offenlegung von Information gegenüber Unberechtigten zu verhindern, muss eine spezielle Infrastruktur geschaffen werden, die nicht durch Administratoren eingesehen werden kann. Nicht zuletzt deshalb setzen sich zunehmend digitale Plattformen durch. Wir haben uns hierzu Gedanken gemacht und eine Reihe von Software-Anbietern auf den Prüfstand gestellt. Dabei ging es um DSGVO-Konformität, Datentransfer, Datensicherheit, Praktikabilität, Anwenderfreundlichkeit u.v.m.

Von der Recherche zum Produkt

Das so erworbene Wissen führte zu weiteren Überlegungen: Wer berät Unternehmen, welche Lösung die Beste oder Sinnvollste ist? Wer hilft dem Unternehmen konkret eine Plattform zu installieren? Wer stellt Informationen und Handlungsempfehlungen bereit, um ein Hinweisgebersystem erfolgreich zu implementieren? Alle Fragen führten zu einer Antwort: procado. In der Folge haben wir ein Produkt entwickelt, das aus Beratung, Bereitstellung der Meldeplattform, dem Onboarding-Prozess und einem Dokumentenpaket besteht. Letzteres umfasst Vorlagen für alle notwendigen Informationen (z.B. für Beschäftigte) und Dokumentationen (z.B. Verarbeitungsverzeichnis für die erfolgreichen Prozesse). Selbstverständlich können diese Vorlagen individuell angepasst werden.

Gerne informieren wir Dich persönlich über die Möglichkeiten und unsere Leistungen für Dein Unternehmen.