Hinweisgeberschutzsystem – wie setze ich die Anforderungen um?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und die EU-Whistleblowing-Richtlinie bilden die zentralen rechtlichen Rahmenbedingungen für die Auswahl und Implementierung eines Hinweisgebersystems. Dabei haben wir das Thema bereits mehrfach in unserem Blog beleuchtet und die Umsetzung in deutsches Recht detailliert in unseren Blog-Beiträgen dargelegt.

Zeit zu handeln

Seit dem 17. Dezember 2023 müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ein Meldesystem nach HinSchG bereitstellen. Zwar drohen bei Verstößen Bußgelder von bis zu 50.000 EUR, doch sollte nicht allein die Strafe Ihr Handeln bestimmen. Vielmehr geht es darum, geltendes Recht umzusetzen und interne Aufklärungsprozesse für Rechtsverstöße zu etablieren.

Was ist ein Hinweisgeberschutzsystem?

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht die vertrauliche Meldung potenzieller Rechtsverstöße. Dabei können Sie sowohl interne als auch externe Meldewege nutzen. Durch das System gewinnt die Unternehmensleitung wertvolle Erkenntnisse, um Sachverhalte aufzuklären und Pflichtverstößen gezielt entgegenzuwirken. Somit steigern Sie intern Ihre Qualitätssicherung und mindern gleichzeitig Haftungsrisiken sowie Reputationsschäden. Zudem wirkt das System präventiv, da bereits die bloße Existenz eines Meldekanals unethisches Verhalten hemmen kann.

Zusätzlich zur internen Meldestelle existiert die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz. Daher sollten Unternehmen durch eine benutzerfreundliche interne Plattform Anreize schaffen, Meldungen bevorzugt intern abzugeben. Obwohl das Gesetz keine anonymen Meldungen erzwingt, erhöht deren Annahme meist die Akzeptanz des Systems.

Im Dschungel der Hinweisgebersysteme

Klassische Methoden wie Telefon-Hotlines oder E-Mail-Postfächer erschweren die Wahrung von Anonymität und Vertraulichkeit. Um den unberechtigten Zugriff auf Informationen sicher auszuschließen, benötigen Sie eine geschützte Infrastruktur. Deshalb setzen sich digitale Plattformen als Industriestandard durch. Wir haben eine Reihe von Software-Anbietern intensiv geprüft, wobei unsere Kriterien neben DSGVO-Konformität und Datensicherheit auch die Anwenderfreundlichkeit umfassten.

Von der Recherche zum Produkt

Auf Basis unserer Analyse haben wir ein ganzheitliches Produkt entwickelt. Es kombiniert fachliche Beratung, eine gesicherte Meldeplattform, den Onboarding-Prozess sowie ein umfassendes Dokumentenpaket. Diese Vorlagen decken alle notwendigen Anforderungen ab und lassen sich individuell an Ihre Unternehmensstruktur anpassen.

Gerne beraten wir Sie persönlich zu unseren Leistungen. Kontaktieren Sie uns einfach über unsere Kontaktseite.

Links & Verweise:
Hinweisgebersystem procado |
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) |
EU-Whistleblowing-Richtlinie