E-MAIL ARCHIVIERUNG Zentraler IT-Service aus Berlin
Indem unser Team aus Expert*innen die bewährte MailStore-Technologie präzise für Sie konfiguriert, optimieren wir proaktiv die strukturierte Speicherung Ihrer geschäftlichen Korrespondenz. Da wir als Ihr Partner die fachgerechte Einbindung in Ihre IT-Umgebung sowie die laufende Betreuung übernehmen, unterstützen wir Sie maßgeblich beim Schutz Ihrer Daten.
Dadurch greifen Sie effizient und ohne Umwege auf Ihre Informationen zu und stärken gezielt die Revisionssicherheit Ihrer E-Mails, wobei unser begleitender Service Ihre interne Administration spürbar entlastet.
- • Unterstützung bei der Umsetzung von Aufbewahrungspflichten
- • Reduzierter Aufwand durch einfache Verwaltung und Wartung
- •Hohe Skalierbarkeit für wachsende Datenstrukturen
- •Flexibler, ortsunabhängiger Zugriff auf das Archiv
- •Performante Archivierung auch bei großen Datenvolumen
E-MAIL-ARCHIVIERUNG MIT MAILSTORE
Als Ihr erfahrener IT-Partner aus Berlin implementieren wir mit der MailStore eine performante Lösung, indem wir Ihre E-Mail-Kommunikation zentralisieren und den Zugriff ortsunabhängig ermöglichen. Da wir die Lösung hocheffizient integrieren, verbessern Sie infolgedessen Ihre Revisionssicherheit, wobei das System gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards für Ihre archivierten Daten bietet.
E-Mail-Archivierung
mit MailStore
Als Ihr spezialisierter IT-Partner in Berlin bieten wir mit der MailStore SPE eine performante Lösung, die höchste Sicherheit mit nahtloser Integration vereint.
Ihre Vorteile
im Fokus
FAQ – E-Mail-Archivierung in Berlin und dER Dach-Region
Ihre Fragen zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
Alles Wichtige zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, MailStore SPE, GoBD-Konformität und der Einbindung in Microsoft 365 – beantwortet von Ihrem IT-Partner in Berlin.
Sind Unternehmen gesetzlich zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
Ja – für Unternehmen in Deutschland gilt eine klare Rechtslage:
Geschäftliche E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufen sind, müssen gemäß HGB § 257 und AO § 147 bis zu 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Hinzu kommen die Anforderungen der GoBD, die vorschreiben, dass E-Mails unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar archiviert sein müssen. Verantwortliche und Geschäftsführer*innen tragen hierfür die persönliche Haftung. Eine professionelle Archivierungslösung wie MailStore erfüllt all diese Anforderungen technisch zuverlässig.
Was ist MailStore und warum setzt procado auf diese Lösung?
MailStore ist eine führende E-Mail-Archivierungsplattform des deutschen Herstellers MailStore Software GmbH.
Die Lösung ist speziell auf die Anforderungen des DACH-Markts ausgerichtet und erfüllt GoBD, DSGVO und alle gängigen Compliance-Anforderungen. procado ist zertifizierter MailStore-Partner und übernimmt Implementierung, Konfiguration und laufende Betreuung. Vorteile: einfache Administration, performante Suche auch bei Millionen E-Mails, hohe Skalierbarkeit und systemoffene Kompatibilität mit allen gängigen Mailserver-Systemen.
Reicht das E-Mail-Archiv in Microsoft 365 nicht aus?
Das in Microsoft 365 enthaltene In-Place-Archiv ist für viele Nutzer*innen eine sinnvolle Ergänzung, ersetzt jedoch keine GoBD-konforme Archivierung im rechtlichen Sinne.
Microsoft-Archive können von Administrator*innen nachträglich verändert oder gelöscht werden – das widerspricht dem GoBD-Gebot der Unveränderbarkeit. Außerdem enden Aufbewahrungsfristen bei Microsoft in der Regel mit der Vertragslaufzeit. MailStore speichert E-Mails manipulationssicher, unabhängig von Microsoft-Verträgen, und gewährleistet den Zugriff auch nach einem Anbieterwechsel. procado bindet MailStore nahtlos in bestehende Microsoft-365-Umgebungen ein.
Können Mitarbeitende selbst auf ihr E-Mail-Archiv zugreifen?
Ja – und das ist einer der großen Praxisvorteile.
Mitarbeitende können über ein Webinterface oder direkt in Outlook auf ihr persönliches Archiv zugreifen, ohne die IT-Abteilung einschalten zu müssen. Der Zugriff ist ortsunabhängig – ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro. Administrator*innen behalten dabei volle Kontrolle über Zugriffsrechte und Berechtigungen: Wer darf was sehen? Welche Mitarbeitende haben Zugriff auf welche Postfächer? Diese Trennung von Nutzerzugang und Administrationsrechten ist auch aus DSGVO-Sicht ein entscheidender Vorteil.
Ist die E-Mail-Archivierung mit MailStore DSGVO-konform?
E-Mail-Archivierung und DSGVO stehen in einem gewissen Spannungsfeld:
Einerseits schreibt das Handelsrecht eine Aufbewahrungspflicht vor, andererseits fordert die DSGVO Datensparsamkeit und das Recht auf Löschung. MailStore SPE bietet technische Werkzeuge, um diesen Konflikt rechtssicher zu managen: granulare Löschfristen pro Postfach oder E-Mail-Kategorie, Zugriffsprotokollierung für den Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und konfigurierbare Aufbewahrungsregeln. Da procado gleichzeitig externe Datenschutzbeauftragte und Datenschutzberatung anbietet, können technische Lösung und rechtliche Begleitung aus einer Hand erfolgen.
Was kostet die E-Mail-Archivierung mit MailStore bei procado?
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer*innen, dem Modell (On-Premises oder Cloud) und dem gewünschten Leistungsumfang.
MailStore wird nutzungsgerecht lizenziert – Sie zahlen nur für aktive Postfächer. Die Implementierung durch procado umfasst Konfiguration, Migration bestehender E-Mails und Einweisung Ihrer Administrator*innen. Für ein unverbindliches Angebot: sales@procado.de oder +49 (0)30 293 98 300.
IHRE FRAGEN ZUR RECHTSSICHEREN E-MAIL-ARCHIVIERUNG
Alles Wichtige zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, MailStore SPE, GoBD-Konformität und der Einbindung in Microsoft 365 – beantwortet von Ihrem IT-Partner in Berlin.
Sind Unternehmen gesetzlich zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
Ja – für Unternehmen in Deutschland gilt eine klare Rechtslage:
Geschäftliche E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufen sind, müssen gemäß HGB § 257 und AO § 147 bis zu 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Hinzu kommen die Anforderungen der GoBD, die vorschreiben, dass E-Mails unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar archiviert sein müssen. Verantwortliche und Geschäftsführer*innen tragen hierfür die persönliche Haftung. Eine professionelle Archivierungslösung wie MailStore erfüllt all diese Anforderungen technisch zuverlässig.
Was ist MailStore und warum setzt procado auf diese Lösung?
MailStore ist eine führende E-Mail-Archivierungsplattform des deutschen Herstellers MailStore Software GmbH.
Die Lösung ist speziell auf die Anforderungen des DACH-Markts ausgerichtet und erfüllt GoBD, DSGVO und alle gängigen Compliance-Anforderungen. procado ist zertifizierter MailStore-Partner und übernimmt Implementierung, Konfiguration und laufende Betreuung. Vorteile: einfache Administration, performante Suche auch bei Millionen E-Mails, hohe Skalierbarkeit und systemoffene Kompatibilität mit allen gängigen Mailserver-Systemen.
Reicht das E-Mail-Archiv in Microsoft 365 nicht aus?
Das in Microsoft 365 enthaltene In-Place-Archiv ist für viele Nutzer*innen eine sinnvolle Ergänzung, ersetzt jedoch keine GoBD-konforme Archivierung im rechtlichen Sinne.
Microsoft-Archive können von Administrator*innen nachträglich verändert oder gelöscht werden – das widerspricht dem GoBD-Gebot der Unveränderbarkeit. Außerdem enden Aufbewahrungsfristen bei Microsoft in der Regel mit der Vertragslaufzeit. MailStore speichert E-Mails manipulationssicher, unabhängig von Microsoft-Verträgen, und gewährleistet den Zugriff auch nach einem Anbieterwechsel. procado bindet MailStore nahtlos in bestehende Microsoft-365-Umgebungen ein.
Können Mitarbeitende selbst auf ihr E-Mail-Archiv zugreifen?
Ja – und das ist einer der großen Praxisvorteile.
Mitarbeitende können über ein Webinterface oder direkt in Outlook auf ihr persönliches Archiv zugreifen, ohne die IT-Abteilung einschalten zu müssen. Der Zugriff ist ortsunabhängig – ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro. Administrator*innen behalten dabei volle Kontrolle über Zugriffsrechte und Berechtigungen: Wer darf was sehen? Welche Mitarbeitende haben Zugriff auf welche Postfächer? Diese Trennung von Nutzerzugang und Administrationsrechten ist auch aus DSGVO-Sicht ein entscheidender Vorteil.
Ist die E-Mail-Archivierung mit MailStore DSGVO-konform?
E-Mail-Archivierung und DSGVO stehen in einem gewissen Spannungsfeld:
Einerseits schreibt das Handelsrecht eine Aufbewahrungspflicht vor, andererseits fordert die DSGVO Datensparsamkeit und das Recht auf Löschung. MailStore SPE bietet technische Werkzeuge, um diesen Konflikt rechtssicher zu managen: granulare Löschfristen pro Postfach oder E-Mail-Kategorie, Zugriffsprotokollierung für den Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und konfigurierbare Aufbewahrungsregeln. Da procado gleichzeitig externe Datenschutzbeauftragte und Datenschutzberatung anbietet, können technische Lösung und rechtliche Begleitung aus einer Hand erfolgen.
Was kostet die E-Mail-Archivierung mit MailStore bei procado?
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer*innen, dem Modell (On-Premises oder Cloud) und dem gewünschten Leistungsumfang.
MailStore wird nutzungsgerecht lizenziert – Sie zahlen nur für aktive Postfächer. Die Implementierung durch procado umfasst Konfiguration, Migration bestehender E-Mails und Einweisung Ihrer Administrator*innen. Für ein unverbindliches Angebot: sales@procado.de oder +49 (0)30 293 98 300.
