Betriebsratssitzungen per Videokonferenz? Corona macht’s möglich!

Dienstag, 28. April 2020


Die Coronavirus-Pandemie stellt uns vor viele Herausforderungen. Viele Unternehmen sind gezwungen, schnelle und effektive Lösungen zu finden, um Abläufe und Prozesse neu zu strukturieren. In Unternehmen mit Betriebsräten werden deshalb nicht selten Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates tangiert.

Doch wie soll ein Betriebsrat Beschlüsse fassen, wenn niemand der Mitglieder vor Ort ist? Wie können die strengen Voraussetzungen des Betriebsverfassungsgesetzes (kurz BetrVG) in diesen Zeiten eingehalten werden?

Zur Lösung des Problems wurde nun eine Gesetzesänderung beschlossen, die für einen begrenzten Zeitraum Betriebsratsbeschlüsse per Videokonferenz möglich macht. Dieser Artikel erläutert die ursprüngliche Problematik, die neue gesetzliche Regelung und die damit einhergehenden datenschutzrechtlichen Implikationen.

Das Problem: Beschlussfähigkeit von Betriebsräten

Betriebsräte haben weitreichende Unterrichtungs-, Beratungs- und Mitbestimmungsrechte; für viele Entscheidungen mit Wirkung gegenüber den Beschäftigten müssen sie daher gemäß BetrVG vom Arbeitgeber hinzugezogen werden. Um eine Entscheidung zu erzielen, berät der Betriebsrat über die in Frage stehenden Maßnahmen und gibt dann per Beschluss die abschließende Meinung ab. Bei mitbestimmungspflichtigen Sachverhalten (z.B. die vorübergehende Verkürzung der betriebsüblichen Arbeitszeit oder Fragen der betrieblichen Lohngestaltung) entscheidet der Betriebsrat also per Beschluss, ob die geplante Maßnahme vom Arbeitgeber durchgeführt werden kann oder nicht.

Damit Betriebsräte überhaupt Beschlüsse fassen können, also beschlussfähig sind, müssen mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen (§ 33 Abs. 2 BetrVG). Sind Betriebsratsmitglieder zeitweilig verhindert, können Ersatzmitglieder einspringen und so die erforderliche Betriebsratsstärke herstellen. Betriebsratsmitglieder im Homeoffice zählen allerdings in der Regel nicht als "zeitweilig verhindert", sie können also nicht ohne Weiteres durch Ersatzmitglieder ersetzt werden. Zeitweilig verhindert ist ein Betriebsratsmitglied erst dann, wenn aufgrund von Urlaub, Krankheit oder eben auch staatlich angeordneter Quarantäne keine Teilnahme an einer Sitzung möglich ist.

Ansätze zur Lösung des Problems

Was passiert aber, wenn sich die Betriebsratsmitglieder alle im Homeoffice befinden? Was, wenn Betriebsratssitzungen vor Ort aufgrund der Beschränkungen nicht möglich sind? Um die Beschlussfähigkeit von Betriebsräten aufrecht zu erhalten und damit auch die Möglichkeit von Unternehmen, wichtige Prozesse an die momentane Situation anzupassen, braucht es eine praktikable Lösung.

In der Praxis wurden bereits verschiedene Lösungsansätze diskutiert, so zum Beispiel auch die eines sogenannten "schriftlichen Umlaufverfahrens", bei dem der Betriebsratsvorsitzende einen Beschlussentwurf an die Betriebsratsmitglieder sendet, die diesem dann zustimmen, ihn ablehnen oder sich der Entscheidung enthalten können. Ein solches Umlaufverfahren erfüllt jedoch nicht die geltenden Vorschriften des BetrVG, denn Beschlüsse können nur auf einer Betriebsratssitzung geschlossen werden, zu der zuvor ordnungsgemäß eingeladen wurde. Bei dieser Sitzung müssen die Betriebsratsmitglieder körperlich anwesend sein und es muss eine mündliche Beratung stattgefunden haben. Das Argument dahinter: Ohne eine mündliche Beratung, ohne Mimik und Gestik, die nur von körperlich anwesenden Betriebsratsmitgliedern eingesehen werden kann, kann eine Willensbildung nicht in der Weise stattfinden, wie sie in regulären Sitzungen möglich wäre. Aus diesem Grund sind Umlaufverfahren nicht rechtmäßig. Beschlüsse, die nach solch einem Verfahren beschlossen wurden, sind dementsprechend nicht belastbar.

Die neue Regelung im Betriebsverfassungsgesetz

Entgegen der oben dargestellten Alternative kann die Videokonferenz zumindest annähernd die Situation einer Vor-Ort-Betriebsratssitzung simulieren. Mimik und Gestik der anderen Teilnehmer sind sichtbar, die Willensbildung ist besser möglich, als im Umlaufverfahren oder mit einer reinen Telefonkonferenz.

Aus diesem Grund hat sich der Gesetzgeber entschieden, die bestehenden Regelungen des Betriebsverfassungsgesetzes um eine neue Regelung zu ergänzen. Der neu geschaffene § 129 BetrVG erlaubt nun die Teilnahme an Sitzungen und auch die Beschlussfassung mittels Video- und Telefonkonferenzen für den begrenzten Zeitraum vom 01.03.2020 (rückwirkend) bis zum Ende des Jahres (31.12.2020) und unter bestimmten Voraussetzungen.

So muss sichergestellt werden, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können (Prinzip der Nichtöffentlichkeit) und dass die Teilnehmer ihre Anwesenheit gegenüber dem Vorsitzenden in Textform bestätigen.

Betriebsratssitzungen per Videokonferenz – und was ist mit dem Datenschutz?

Wer sich in Zeiten von Corona mit dem Thema Videotools und Datenschutz beschäftigt wird wissen, wie komplex und wie wenig eindeutig die meisten Einschätzungen von Behörden, Unternehmen und Experten zu den verschiedenen Anbietern von Videokonferenzsoftware sind. Was nützt nun also die Neuregelung des BetrVG, wenn Videotools aus Datenschutzgründen sowieso nicht eingesetzt werden können? Welche Regeln muss man beachten, damit man die Sitzungen auch per Videokonferenz abhalten kann?

Die Gesetzesbegründung des Bundestages gibt erste wichtige Hinweise dazu. Vorrangig müssen demnach Maßnahmen getroffen werden, um die Kenntnisnahme von Dritten auszuschließen. Das soll einerseits technisch geschehen, zum Beispiel durch eine Verschlüsselung der Verbindung, gleichzeitig sollten aber auch organisatorische Maßnahmen implementiert werden, wie beispielsweise die Nutzung eines nicht-öffentlichen Raums für die Teilnahme an der Sitzung.

Darüber hinaus schlägt der Bundestag vor, die Teilnehmer versichern zu lassen, dass zur Zeit der Sitzung nur berechtigte Personen im Raum anwesend sind. Sollten Personen den Raum betreten, die nicht an der Sitzung teilnehmen dürfen, so soll darüber unverzüglich informiert werden. Wer in den letzten Wochen und Tagen nur etwas Erfahrung mit Video- und Telefonkonferenzen machen konnte, wird sich fragen, wie das in der Praxis wirklich durchgeführt werden kann.

Aber gut, zurück zur Theorie. Sollte es für Sie in Frage kommen, Betriebsratssitzungen per Videokonferenz abzuhalten, sollten sie – sowohl aus datenschutz- als auch aus betriebsverfassungsrechtlichen Gründen auf folgende Punkte achten:

Kenntnisnahme Dritte: Stellen Sie sicher, dass Dritte keine Möglichkeit haben, Kenntnis von den Inhalten der Sitzungen zu nehmen. Das ist zum einen wichtig, um die Sicherheit der Daten und Ihrer Geschäftsinformationen zu wahren. Zum anderen ist dies aber unerlässlich, um das Prinzip der Nichtöffentlichkeit (§ 30 S. 4 BetrVG) nicht zu verletzen. Sinnvolle Maßnahme ist hier natürlich die Verschlüsselung der Inhalte – idealerweise durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die von vielen Anbietern zwar angepriesen, offensichtlich aber nicht wirksam sichergestellt wird.

Eine andere Möglichkeit wäre die Nutzung von Lösungen, die auch lokal, also auf den unternehmenseigenen Servern eingesetzt werden können. Gerade vor dem Hintergrund des höheren Schutzbedarfes der in Betriebsratssitzungen üblichen Inhalte ist diese Lösung empfehlenswert, da der Verantwortliche die Hoheit über die Daten in keiner Weise an einen Dritten abgibt.

Auftragsverarbeitung: Sollten der Betrieb auf eigenen Servern nicht möglich sein, muss für die Nutzung eines anderen (vom Hersteller betriebenen) Tools in jedem Fall ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden.

Drittstaatenübermittlung: Wenn Tools von Anbietern außerhalb der EU oder des EWR (sog. Drittstaaten) genutzt werden sollen, so findet in der Regel eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten statt. Diese Übermittlung muss durch zusätzliche Maßnahmen abgesichert werden, beispielsweise durch den Abschluss eines EU-Standardvertrages oder durch die Nutzung von Tools aus Ländern, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt.

Information der Betroffenen: Ja, auch die Nutzung eines Videokonferenz-Tools für das Abhalten einer Betriebsratssitzung stellt eine Datenverarbeitung dar, über die gemäß Art. 13 informiert werden muss. Die Teilnehmenden müssen wissen, welche Daten zu welchen Zwecken und durch welche Stellen verarbeitet werden. Wichtig: Die Information muss erfolgen, bevor das Tool genutzt wird.

Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit im Verarbeitungsverzeichnis: Die Nutzung des Videotools und die damit einhergehenden Datenverarbeitung muss – wie jede andere Verarbeitungstätigkeit auch – gemäß Art. 30 DSGVO im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (oder auch Verarbeitungsverzeichnis) dokumentiert werden.

Einbeziehen des DSB: Informieren Sie Ihre/n Datenschutzbeauftragte/n in jedem Fall über den geplanten Einsatz eines Videotools und beziehen Sie diese/n bei der Auswahl des Tools bereits zu Beginn ein.

Fazit

Der Bundestag schafft mit dem § 129 BetrVG eine sinnvolle Alternative für die zurzeit schwer realisierbaren Vor-Ort-Betriebsratssitzungen und hilft Unternehmen so, wichtige Prozesse weiter voranzubringen. Doch die Regelung schweigt leider zu den genauen Voraussetzungen und Empfehlungen hinsichtlich der einzusetzenden Videotools, weshalb die Unternehmen nun wieder eigenverantwortlich entscheiden und abwägen müssen, welche Tools für sie – auch im Hinblick auf die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Vorschriften – vertretbar eingesetzt werden können.

Quellen:

Deutscher Bundestag: Drucksache 19/18753 vom 22.04.2020: Beschlussempfehlung und Bericht des Ausschusses für Arbeit und Soziales (PDF)

delegedata.de vom 24.04.2020: Gesetzgeber erlaubt Sitzungen des Betriebsrats per Videokonferenz – Darstellung der Voraussetzungen

bundesregierung.de vom 09.04.2020: Bundesregierung stellt betriebliche Mitbestimmung sicher

dgbrechtsschutz.de vom 07.04.2020: Betriebsratsarbeit in Zeiten von Corona

bund-verlag.de vom 25.03.2020:Beschlüsse in der Corona-Krise